Abonnemangsvillkor e-handelsplattform

Avtal samt villkor rörande abonnemang av e-handelsplattform

Del 1, Allmänna villkor

Efter erlagd full betalning i enlighet med nedanstående villkor, äger kunden av WGR Data AB (hädanefter benämnd Wikinggruppen), en icke-exklusiv och ej överlåtbar rätt att erhålla och nyttja den tjänst som framgår av huvudavtalet, eller definierats under onboardingprocessen, under avtalstiden. Kunden accepterar i och med beställning av tjänsten de här angivna villkoren samt villkor i bilagt personuppgiftsbiträdesavtal och förbinder sig att följa dessa villkor för Wikinggruppens tjänster. Beställning av tjänsten sker genom båda parters undertecknande av huvudavtalet. För kunder som tidigare ingått avtal med Wikinggruppen skedde beställning av tjänsterna genom formulär på Wikinggruppens webbplats. Beställning går ej att genomföra om inte de här angivna villkoren accepteras.

1.1 Priser

De priser som gäller är vid var tid gällande prislista publicerad på Wikinggruppens hemsida. Vid automatisk förlängning, dvs vid varje ny avtalsperiod, äger Wikinggruppen rätt att justera priset fritt och utan begränsning. Kunden ska informeras om sådan prisändring i god tid innan ändringen träder i kraft. Accepterar kunden inte prisändringen har kunden rätt att säga upp avtalet i enlighet med punkten 1.5 nedan. Eventuella ändringar eller tillägg i funktionalitet, såsom speciallösningar eller utökade resurser, offereras separat och faktureras i enlighet med punkt 1.2.

1.2 Betalningsvillkor och kredit

Kunden skall till Wikinggruppen betala för den tjänst som avtalet avser och ges endast rätt att disponera den tjänst som avtalet avser. Sedvanlig kreditprövning kan komma att utföras. Betalningsvillkor är 20 dagar från fakturadatum för kreditgodkända kunder. Vid försenad betalning har Wikinggruppen rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelag (1975:635). Om inget annat avtalats skriftligen sker fakturering via e-post kvartalsvis i förskott. Invändningar mot faktura ska meddelas Wikinggruppen inom två månader från fakturans förfallodag, om så inte sker ska kundens invändningsrätt anses vara förverkad.

1.3 Ej kreditgodkända kunder

I det fall Wikinggruppen efter genomförd kreditupplysning inte önskar lämna kredit tillämpas initialt förskottsbetalning om minimum 6 månaders hyra för webbutiken innan Wikinggruppen påbörjar något arbete. Därefter, om inget annat avtalats skriftligen, sker fakturering via e-post kvartalsvis i förskott.

1.4 Domännamn

Om kunden önskar eget nationellt domännamn (t.ex. företaget.se) måste de riktlinjer som utfärdats av Internetstiftelsen (IIS) följas. IIS ansvarar för registreringen av nationella domännamn i Sverige. Wikinggruppen kan ej påverka eventuella avgifter från IIS i samband med registreringen eller underhåll av domännamn.

1.5 Avtalstiden

Alla abonnemang tecknas för en period om minst 12 månader förutom WGR Direct som har en minsta bindningstid på 6 månader. Avtalet är därefter löpande kvartalsvis och utan skriftlig uppsägning av WGR eller kund (genom detta formulär, https://tinyurl.com/3wdphpur) inkommen minst 30 dagar före innevarande avtalsperiods utgång, förlängs avtalet automatiskt med en ny period om 3 månader. Detta förutsatt att det inte sägs upp av Wikinggruppen i enlighet med punkt 1.6.

1.6 Förtida uppsägning

Wikinggruppen äger rätt att med omedelbar verkan häva detta avtal i de fall (i) kunden försätts i konkurs, ställer in sina betalningar, inleder ackordsförhandlingar, träder i likvidation, är föremål för företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller (ii) kunden genom försummelse eller vårdslöshet gör sig skyldig till kontraktsbrott.

Kunden förbinder sig att inte göra obehörigt intrång i de datorresurser som ägs av Wikinggruppen, är kopplade till Wikinggruppen av Wikinggruppen ägda bolag eller till Wikinggruppen anlitade leverantörer eller kunder. Kunden garanterar att han/hon inte kommer att använda Wikinggruppens tjänster för obscen, kriminell, omoralisk eller förtalande verksamhet eller på annat sätt agera på sådant sätt vilket kan anses strida mot vedertagna normer om etik och moral. Skulle kund bryta mot de här uppställda reglerna äger Wikinggruppen rätt att med omedelbar verkan häva detta avtal och avsluta kundens konto, redan betald avgift återbetalas ej i detta fall. Wikinggruppen förbehåller sig rätten till fri prövning och beslut enligt ovanstående regler.

1.7 Ansvarsbegränsning

Wikinggruppen kan inte utöva någon kontroll över vilken information som Wikinggruppens kunder förmedlar och skall inte hållas skadeståndsskyldig för skada eller förlust i händelse av fördröjningar, avbrott eller liknande. Wikinggruppen skall inte heller hållas skadeståndsskyldig för det fall behörig eller obehörig gör intrång i kundens eller Wikinggruppens datorresurser och skaffar tillgång till, förstör eller förvanskar information. Funktionen med automatisk växelkursuppdatering används av kund på egen risk och under eget ansvar då växelkurserna kommer från tredje part och Wikinggruppen inte har någon kontroll över dessa eller dess riktighet i alla avseenden. Wikinggruppen ansvarar endast för direkt skada som uppkommit till följd av Wikinggruppens vårdslöshet. Kunden är införstådd med att all skräddarsydd kod kan innehålla buggar och andra fel som kan påverka funktionalitet, prestanda eller andra integrationer. Wikinggruppen åtar sig att i skälig omfattning och inom skälig tid rätta sådana brister. Sådana brister ska inte anses vara en följd av Wikinggruppens vårdslöshet. Wikinggruppen skall inte under några omständigheter hållas ansvarig för indirekt skada eller följdskada inklusive men inte begränsat till produktions- och inkomstbortfall, förlust av data, skada på annans egendom, anspråk för utomstående etc. Wikinggruppens totala skadeståndsansvar under avtalstiden, oavsett grund, ska under alla omständigheter vara begränsat till ett belopp motsvarande den årsavgift som kunden erlagt till Wikinggruppen under de tolv månader som närmast föregår den tidpunkt då skadan inträffade. Ovanstående ansvarsbegränsningar gäller dock inte för skada som orsakats av Wikinggruppen genom uppsåtligt eller grovt vårdslöst agerande.

1.8 Force majeure

Wikinggruppen skall vara befriat från skadestånd och andra påföljder om fullgörande av visst åtagande förhindras eller väsentligen försvåras av omständigheter utanför Wikinggruppens rimliga kontroll. Som befriande omständighet skall bland annat anses arbetskonflikt, blixtnedslag, eldsvåda, myndighetsbestämmelser eller annan offentlig reglering, fel i extern teleförbindelse eller allmän knapphet på transport, varor eller energi.

1.9 Villkorsändring

Dessa villkor gäller tills vidare. Wikinggruppen har rätt att justera dessa villkor, kunden ska informeras om sådan villkorsändring senast 30 dagar innan ändringen träder i kraft. Kundens rätt att säga upp avtalet följer av punkten 1.5 ovan.

1.10 Överlåtelse

Avtalet får inte överlåtas av kunden utan skriftligt medgivande från Wikinggruppen.

1.11 Externa system

Detta avtal berör ej funktionalitet eller nertid i till tjänsten påkopplade externa system eller tredjepartsprodukter, exempelvis betalsystem eller affärssystem. Detta avtalas och regleras direkt mellan kund och aktuell tredje part.

1.12 Eventuella programmeringsärenden och systemutveckling på enskilda webbutiker

Vid överenskommelse om ändringar eller tillbyggnation av webbutikens funktionalitet kommer dessa hanteras som separata ärenden. Dessa faktureras löpande allt efter färdigställande, vanligtvis i slutet av varje månad. Kunden har ingen äganderätt eller exklusiv rätt till funktionalitet utvecklad inom ramen för sådana ärenden. Wikinggruppen äger rätt att fritt återanvända, modifiera eller distribuera sådan funktionalitet för andra kunder.

1.13 Immateriella rättigheter

Samtliga immateriella rättigheter avseende tjänsten, inkluderande tekniska lösningar rörande webbutiken, ägs till fullo av Wikinggruppen. Kund som hyr webbutiken äger endast rätt att nyttja den tjänst som abonnemanget avser under avtalstiden. Wikinggruppen har således full äganderätt till webbutikssystemet och dess moduler vilket även inbegriper tillägg och eventuella speciallösningar i form av utvecklad specifik funktionalitet åt kund.

1.14 Tvist

Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rätt, vilka inte kan lösas genom direkta förhandlingar mellan parterna, skall avgöras enligt svensk rätt av svensk domstol.

1.15 Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Då Wikinggruppen, som personuppgiftsbiträde, behandlar personuppgifter för kundens, som personuppgiftsansvarig, räkning ingår parterna ett särskilt personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) i samband med beställningen av tjänsten. PUB-avtalet är en del av abonnemangsavtalet och reglerar hur personuppgifter hanteras enligt gällande dataskyddslagstiftning.

1.16 Privacy Statement

Wikinggruppen har även upprättat ett privacy statement för att visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, i de fall personuppgifter behandlas av Wikinggruppen som personuppgiftsansvarig, så att du kan känna dig trygg när du lämnar dina företags- och personuppgifter till oss. Du hittar vår Privacy Statement här:
https://wikinggruppen.se/privacy-statement/

Del 2, Särskilda villkor för tjänsten Webbhotell och för tjänster där serverutrymme ingår såsom webbutik.

2.1 Särskilt om internettjänster

Kunden ansvarar för att lösenord som erhålls från Wikinggruppen i samband med internetanslutningen ej sprids eller används av annan. Skulle det komma till kundens kännedom att lösenord nyttjas av andra, är kunden skyldig att genast informera Wikinggruppen om det inträffade. Kunden förbinder sig att följa de särskilda bestämmelser som gäller på området (t.ex. avseende intrång i nätverk, olaga spridning och publicering) samt de användaranvisningar som Wikinggruppen meddelar.

Wikinggruppen tillåter inte trakasseri av personer eller företag och spridning eller medverkan till spridning av information som kan anses vara rasistisk, oetisk, olaglig, pornografisk eller på annat sätt kränkande webbsidor, kunden riskerar då att domänen omgående stängs av och kontot/avtalet avslutas. Kunden får ej göra massutskick via e-post till mottagare som ej godkänt eller begärt aktuell information.

2.2 Kundens ansvar

Kunden förbinder sig att följa tillämplig svensk och internationell lagstiftning, detta gäller även länkade objekt. Kunden skall även följa andra regleringar, exempelvis villkor för utnyttjande av hela eller delar av trafikmöjligheterna i IP-nätet. Kunden förbinder sig att inte göra obehörigt intrång i de datorresurser som är kopplade till IP-nätet i dess helhet och ej heller hos Wikinggruppen. Kunden ansvarar för allt handlande denne utför via sitt/sina konto/konton i form av korrespondens med e-post etc. Kunden ansvarar även för all information denne publicerar på sina hemsidor eller i sina fil-areor.

2.3 WWW-policy

Wikinggruppen vill inte själva eller att våra kunder skall figurera i samband med oseriös användning av Internet. Wikinggruppen förbehåller sig därför rätten till fri prövning av nedanstående regler.

Wikinggruppen har tillåtelse att göra kontroller av informationen på våra kunders lagringsutrymme. Om en användare bryter mot abonnemangsavtalet, förbehåller vi oss rätten att blockera den information som anses olämplig, är överträdelsen grov kan kunden avstängas helt eller delvis från fortsatt nyttjande.

Webbabonnemang på webbutik innebär att kunden har möjlighet att publicera och tillhandahålla material på Internet. Underhåll och skötsel av materialet utförs av kunden via webbutikens kontrollpanel.

Wikinggruppen skall i möjligaste mån ha direktavtal med ägaren till domännamnet under vilket webbsidorna publiceras. Det skall av webbsidorna klart framgå vilket firma- eller organisationsnamn som ansvarar för sidornas publicering.

Kunden kan delegera drift av webbutformning, uppdatering etc. till skriftligen angiven annan person eller organisation. Detta begränsar inte webbägarens ansvar.

2.4 Särskilt om standardtjänster

Standardtjänsterna är oberoende av vilken transmissionsteknik som används för kundens anslutning till Wikinggruppens nät.

Utrymme på webbserver
Kunden tilldelas ett visst utrymme enligt vald abonnemangsform. Standardplattform utgörs av Cloudlinux.

Kunden kan kostnadsfritt föra över totalt en viss mängd data enligt kontots specifikationer till och från sin webbplats per månad. Wikinggruppen äger rätt att tilläggsfakturera kunden för överskriden bandbredd enligt gällande prislista.

Wikinggruppen, eller av Wikinggruppen anlitad driftleverantör, tar backup dagligen av allt innehåll på servrarna. Vid återläsning från backup på kunds begäran debiteras en (1) timmes arbete i startkostnad och sedan timpris för ytterligare timmar enligt Wikinggruppens gällande prislista såvida inte ansvaret för det inträffade ligger hos Wikinggruppen.

Wikinggruppen ansvarar ej för felavhjälpning kring av kunden skriven, eller tillhandahållen, ej fungerande program, script eller CSS-kod.

Wikinggruppen äger rätt att omgående stänga av webbhotelltjänsten, om kunden visar upp en felaktig hantering av tjänsten såsom felaktig användning av scriptfunktioner, eller om kunden belastar servrar otillbörligt mycket. Information avseende varslad uppsägning eller anmodan om flytt lämnas skriftligen genom e-post eller brev med 20 dagars varsel. Kunden är medveten om att en trafikmängd till och från webbplatsen som överskrider kontots gräns enligt överenskommelse innebär att webbplatsen kan komma att stängas ned automatiskt.

E-posttjänst
Vid nyttjande av Wikinggruppens SMTP-server är möjligheten att skicka e-post begränsad till 1 100 st per timme. För nyhetsbrevsfunktionen som är inkluderad i webbutiken tillåts ett maximalt antal om 1 000 mottagare. Vid fler mottagare hänvisas kund att använda externa nyhetsbrevslösningar som t.ex. MailChimp, Get A Newsletter, MinuteMailer m.fl.

2.5 Support och servicegrad

Supporttider
Support tillhandahålls helgfri vardag kl. 08,00-17,00. Ambitionsnivån är att påbörja hantering av inkomna ärenden inom 24 timmar under helgfria vardagar.

Jour
För affärskritiska ärenden utanför kontorstid kan kunden använda Wikinggruppens jour via följande länk:
https://wikinggruppen.se/akut-arende-jour/

Jouren är avsedd endast för allvarliga fel som påverkar butikens möjligheter att ta emot beställningar eller genomföra köp.

Servicegrad och tillgänglighet
Wikinggruppen strävar efter att hålla tjänsten tillgänglig och fungerande. Tjänsten kan dock vara otillgänglig vid planerade eller akuta driftstopp, uppdateringar eller störningar. Wikinggruppen vidtar skäliga åtgärder för att begränsa påverkan på kunden.

Felavhjälpning
Wikinggruppen åtar sig att avhjälpa fel i tjänsten inom skälig tid från det att felet rapporterats eller upptäckts av Wikinggruppen. Vad som är skälig tid bedöms utifrån felets art, omfattning och komplexitet.

Supportens omfattning
Support ingår för frågor som direkt rör tjänsten. Support kan debiteras om den avser felaktig användning, tredjepartsprodukter eller arbete utanför vad som normalt ingår.

Ansvarsbegränsning
Wikinggruppen ansvarar inte för indirekta skador, följdskador, dataförlust eller utebliven försäljning som kan uppstå vid störningar, underhåll eller avbrott i tjänsten. Wikinggruppens ansvar är i övrigt begränsat enligt punkten Ansvarsbegränsningar i de allmänna villkoren ovan.

2.6 Kundens åtaganden

Kunden åtar sig följande:

a) att anmäla fel till kundservice och därvid uppge anv.namn, kontaktperson samt uppgift om hur och vid vilken tidpunkt felet uppstod, vilken tjänst som är berörd, typ av utrustning/applikation som används och en detaljerad felbeskrivning,
b) bistå med assistans och samarbete till Wikinggruppens tekniska personal vid utförd felavhjälpning, fjärrledes eller på plats (kan vid vissa tillfällen ske utanför kontorstid),
c) anmäla driftavbrott inom trettio (30) dagar,
d) att förse Wikinggruppen med riktig och aktuell kontaktinformation,
e) att alltid skicka supportmail via kontrollpanelen eller om detta inte går bifoga användarnamn för huvudkontot i meddelandet,
f) att ange upp till 2 kontaktpersoner som Wikinggruppen har all konversation med vad det rör felanmälningar etc. rörande kontot,
g) att anmäla sig till Wikinggruppens nyhetsbrev för att få uppdaterad information om händelser och status rörande Wikinggruppens utrustning etc. Kund som ej anmäler sig till nyhetsbreven kan aldrig hävda att denne inte fått information om denna skickats ut via Wikinggruppens nyhetsbrev.

2.7 Wikinggruppens åtagande

Planerat underhåll skall i möjligaste mån genomföras under lördagar eller söndagar 00:00-10:00. Vid omfattande åtgärder skall Wikinggruppen avisera kunden innan åtgärd vidtas.

2.8 Tillkommande kostnader

Vid felaktig felanmälan, handling eller försummelse åsamkad av kund kan det tillkomma kostnader för kunden för eventuella utlägg som Wikinggruppen ådragit sig på grund av redan påbörjade åtgärder, såsom material- och resekostnader.

Del 3, Personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Detta avtal (PUB-avtalet) reglerar behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för kundens användning av WGR e-handel AB:s e-handelsplattform.

3.1 Parter och roller

Personuppgiftsbiträde: WGR e-handel AB, org.nr 556993-3087, 824 55 Hudiksvall (Wikinggruppen)
Personuppgiftsansvarig: Kunden enligt huvudavtalet

3.2 Behandlingens omfattning

Wikinggruppen behandlar personuppgifter för kundens räkning i syfte att tillhandahålla och drifta e-handelsplattform inklusive tillhörande funktioner såsom beställningar, kundregister, orderhistorik, utskick och loggar. Behandlingen pågår under avtalstiden och upphör när tjänsten avslutas.

Kategorier av registrerade är anställda hos kunden samt kundens kunder. Kategorier av personuppgifter som behandlas är bland annat namn, adress, kontaktuppgifter, orderinformation, IP-adresser och tekniska loggar.

3.3 Instruktioner

Wikinggruppen får endast behandla personuppgifter på uppdrag av och i enlighet med kundens skriftliga instruktioner. Genom ingåendet av detta avtal instruerar kunden Wikinggruppen att behandla personuppgifter på följande sätt:
a) på så sätt som anges i detta PUB-avtal,
b) för att uppfylla förpliktelserna enligt huvudavtalet mellan parterna,
c) kundens dokumenterade instruktioner via plattformens inställningar, skriftlig kommunikation och genom kundens normala användning av plattformen, och
d) endast i enlighet med gällande lag.

Om en instruktion bedöms strida mot lag ska Wikinggruppen omgående informera kunden.

3.4 Säkerhet och sekretess

Wikinggruppen ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32 GDPR, inklusive åtkomstkontroll, loggning, kryptering där relevant, backup och separering av kunddata. Wikinggruppen ska säkerställa att de personer som Wikinggruppen ansvarar för, och som behandlar personuppgifter, har förbundit sig till sekretess.

3.5 Underbiträden

Kunden ger ett generellt godkännande till att Wikinggruppen anlitar underbiträden för drift, backup, e-post, betalningslösningar och liknande tjänster. Wikinggruppen ska meddela kunden minst 14 dagar i förväg vid byte eller tillägg av underbiträde och kunden har rätt att invända på saklig grund. För det fall kunden invänder ska dock sådan invändning inte hindra Wikinggruppen från planerad ändring, kunden har istället rätt att säga upp avtalet.

Wikinggruppen ansvarar, såsom för eget agerande, för underbiträdenas agerande. En fullständig lista över underbiträden hittar du här:
https://wikinggruppen.se/underbitraden/

3.6 Tredjelandsöverföringar

Personuppgifter ska som huvudregel lagras och behandlas inom EU/EES. Denna princip gäller för samtliga IT-tjänster och personuppgiftsbiträden som används av Wikinggruppen, inklusive tredjepartssystem såsom CRM-, analys- och faktureringsverktyg (exempelvis HubSpot och Chargebee).

Om överföring till tredjeland ändå sker, helt eller delvis, ska Wikinggruppen före användning av tjänsten säkerställa och dokumentera att överföringen sker i enlighet med kapitel V i GDPR, exempelvis genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) eller annan giltig skyddsmekanism. System som inte uppfyller detta krav får inte användas för behandling av personuppgifter.

3.7 Incidentrapportering

Vid personuppgiftsincident ska Wikinggruppen utan onödigt dröjsmål informera kunden och tillhandahålla tillgänglig information för att möjliggöra kundens eventuella anmälan till tillsynsmyndighet och registrerade enligt artiklarna 33-34 GDPR.

3.8 Rättigheter och assistans

Wikinggruppen ska,
a) med tanke på behandlingens art, genom tekniska och organisatoriska åtgärder, i den mån det är möjligt, bistå kunden så att kunden kan fullgöra sin skyldighet att svara på begäran om utövande av de registrerades rättigheter,
b) på förfrågan från kunden bistå kunden med konsekvensbedömningar (DPIA),
c) möjliggöra och bidra till kundens granskningar, inklusive revisioner, av Wikinggruppens efterlevnad av detta avtal samt andra skyldigheter enligt artiklarna 28-36 GDPR i den mån det är rimligt och proportionerligt.

3.9 Ansvar

Parterna är överens om och erkänner att vardera part är skyldig att själv ansvara för och betala sådan administrativ sanktionsavgift som ålagts parten enligt dataskyddsförordningen. Part är vidare skyldig att erlägga sådant skadestånd till registrerade som part av behörig domstol ålagts att betala direkt till registrerade. Ansvaret mellan parterna regleras av ansvarsbestämmelserna under punkten Ansvarsbegränsning i huvudavtalet mellan parterna.

3.10 Avtalets upphörande

När huvudavtalet upphör ska Wikinggruppen, efter kundens val, antingen radera eller återlämna samtliga personuppgifter inom 90 dagar, om inte laglig skyldighet kräver längre lagring. Backupkopior raderas löpande enligt teknisk cykel.

3.11 Prioritet

Detta PUB-avtal gäller före motstridiga bestämmelser i övriga avtal mellan parterna i den mån dessa rör personuppgiftsbehandling

DATA ACT Addendum

1. Background and purpose

This “Addendum” is entered into between Customer and Supplier, also collectively referred to as the “Parties”, and individually as a “Party”. The Addendum supplements the agreement and/or order form between the Parties, as updated from time to time (the “Agreement”).

The Addendum is intended to implement the contractual obligations arising under the Data Act, with particular emphasis on the requirements set forth in article 25 of the Data Act, which states the rights of the customer and the obligations of the provider of data processing services in relation to switching between providers of such services or, where applicable, to an on-premises ICT infrastructure, shall be clearly set out in a written contract.

2. Structure

The Addendum consists of this cover page and the general terms set out below.

3. Effective date of the Addendum

The Addendum comes into effect 30 days after Customer has received notification from Supplier about the Addendum as an addition to the Agreement, provided the Customer has not objected to this. If Customer objects to the Addendum entering into effect, the Parties shall in good faith seek to eliminate the grounds for the objection in order for the Addendum to come into effect.

General Terms

1. General

1.1. This Addendum constitutes an integral part of the Agreement. Unless otherwise expressly stated in this Addendum, the Agreement remains unchanged. The Parties agree that the Supplier will not be subjected to obligations more burdensome than those reasonably inferred from the Data Act. Accordingly, the Addendum is not to be interpreted to impose requirements on the Supplier that deviate from the reasonable interpretation of the Data Act.

1.2. In case of any inconsistency or conflict between this Addendum and the Agreement, this Addendum prevails, unless expressively stated otherwise.

1.3. Capitalised terms used in this Addendum have the meanings given to them in the definition section below or as otherwise set out in the Addendum.

2. Definitions

2.1. Capitalised terms used in this Addendum have the meanings given to them below or as otherwise set out in the Addendum:
“(the) Data Act” means Regulation EU) 2023/2854 of the European Parliament and of the Council of 13 December 2023 on harmonised rules on fair access to and use of data and amending Regulation (EU) 2017/2394 and Directive (EU) 2020/1828. The Data Act is to be interpreted and supplemented by the regulatory and implementing technical standards that have been formally adopted by the European Commission.
“Services” means the services provided by the Supplier under the Agreement.

2.2. Terms not defined in this Addendum will have the meanings given to them in the Data Act.

3. Switching of supplier

3.1. Supplier provides Customer with all the necessary information on available procedures for switching and transferring data and digital assets in Annex A.

3.2. Subject to a notice period of two (2) months, the Customer is entitled to (i) switch to another data processing service offered by a different supplier than Supplier, in which case the Customer shall provide the necessary details of that provider, (ii) switch to an on-premises ICT infrastructure, or (iii) have its exportable data and digital assets erased.

3.3. Supplier shall accommodate Customer’s aforementioned request without undue delay and in any event within a transitional period of thirty (30) calendar days, to be initiated after the notice period of two (2) months. If the Customer wishes to switch only specific Services, data or digital assets, this must be clearly specified in the notice. The Agreement shall remain applicable during the transitional period.

3.4. If Supplier cannot respect the transitional period of thirty (30) calendar days referred to in the preceding paragraph because this is not technically feasible, Supplier shall notify Customer within fourteen (14) working days after the request, and shall justify the technical unfeasibility and indicate an alternative transitional period, which shall not exceed seven (7) months.

3.5. Customer may, by notifying Supplier before or within five (5) days after the end of the notice period, extend the aforementioned transitional period once for a period that the Customer considers more appropriate for its own purposes.

3.6. During the transitional period, Supplier shall make sure to:
(a) provide reasonable assistance to the Customer and third parties authorised by the Customer in the switching process;
(b) act with due care to maintain business continuity, and continue the provision of the Services;
(c) provide clear information concerning known risks to continuity in the provision of the data processing services on the part of the Supplier;
(d) ensure that, in accordance with all applicable laws, a high level of security is maintained throughout the switching process, in particular the security of the data during their transfer and the continued security of the data during a retrieval period of 30 (thirty) calendar days, starting after the end of the transitional period specified in section 3.3 of this Addendum.

3.7. Supplier shall support Customer’s exit strategy relevant to the Services, including by providing all relevant information. Customer undertakes to take all reasonable measures to achieve effective switching. Customer is responsible for the import and implementation of data and digital assets in its own systems or in the systems of the destination provider. Furthermore, Customer is responsible for providing Supplier with all the necessary information to enable Supplier to fulfill its aforementioned obligations.

3.8. The Supplier guarantees full erasure of all exportable data and digital assets generated directly by the customer, or relating to the customer directly, six (6) months after the retrieval period mentioned in section 3.6 (d), unless retention of the exportable data and digital assets is required by applicable law, regulation and/or regulatory body, provided the switching process has been completed successfully.

3.9. The following table contains exhaustive lists of (A) all categories of exportable data and digital assets that can be transferred during the switching process in accordance with this Addendum and (B) all categories of data specific to the functioning of the Services that are exempted from the previous list:

Exhaustive list A

Exhaustive list B

Merchant Product Data: Product names, descriptions, SKUs, prices, VAT rates, categories, images

Internal system logs and debugging information

End-Customer Data: Customer names, emails, addresses, phone numbers, purchase history

Proprietary algorithms and recommendation engines

Order Data: Order IDs, line items, quantities, prices, status, payment method, shipping details

Service infrastructure metrics and performance data

Stock Data: Stock levels, stock type

Security monitoring and threat detection logs

Newsletter Subscribers: Email addresses, names

Internal API keys and service credentials

News/Blog Content: Articles, descriptions, images

Session data and temporary cache

Merchant Configuration: Product categories, VAT settings

Provider’s source code and proprietary business logic

Campaign Data: Active campaigns, discount codes, gift cards

Custom frontend code

Shipping Settings: Title, descriptions, prices, weight levels

Product recommendation rules

Theme/Design: CMS pages and areas, custom CSS

Marketing and analytics data (third-party service)

4. Switching Charges

4.1. If Customer requests Supplier to switch in accordance with section 3 of this Addendum, Supplier will only be entitled to charge Customer for the switching process if the request is made before 12 January 2027. These charges shall not exceed the costs incurred by Supplier that are directly related to the switching process.

4.2. Customer confirms that, before entering into the Addendum, it has been informed clearly by Supplier on the standard service fees and the early termination penalties that might be imposed (section 5.2 below), as well as on the switching charges that might be imposed.

5. Termination

5.1. The Agreement shall be considered terminated and the Customer shall be notified of this termination (i) upon the successful completion of the retrieval period, or (ii) at the end of the notice period mentioned under section 3.3 of this Addendum, where Customer does not wish to switch, but to erase its exportable data and digital assets upon termination of the Agreement.

5.2. If the Agreement specifies a minimum contract term or fixed duration, and termination resulting from the Customer’s exercise of switching rights under the Data Act occurs prior to the expiry of such term, such early termination shall (i) proceed as outlined in the Data Act and/or this Addendum, and (ii) cause the Customer to owe to the Supplier all amounts that would have been payable under the Agreement had the specified minimum contract term or fixed duration been completed.

5.3. For the avoidance of doubt, all amounts payable as described under section 5.2 above are distinct from, and shall not include, switching charges as defined or regulated under section 5 of this Addendum and/or the Data Act.

6. Miscellaneous

6.1. Severability
If any term or provision of the Addendum is held by a competent court or authority to be void, illegal, or unenforceable, the validity or enforceability of the remainder of the Addendum will not be affected unless such enforcement would be clearly unreasonable. The Parties commit to negotiate in good faith with the aim of replacing any terms deemed void, illegal, or unenforceable with a legal, valid, and enforceable provision that, seen in the context of this Addendum as a whole, achieves as closely as possible the intention of the Parties under this Addendum.

6.2. Amendments
Supplier reserves the right to amend this Addendum, in accordance with the Data Act, to reflect changes in regulatory guidance and interpretations. Supplier will notify the Customer as soon as possible (and in any case no later than 30 days) before any such amendments will take effect. Amendments are considered accepted if Customer has not explicitly rejected such amendment in writing in a substantiated manner within 30 days of Supplier’s notification. In case Customer rejects any such amendment, Parties will discuss and aim to settle the matter at hand in good faith. Any other amendments must be made in writing and will be subject to the explicit prior mutual consent.

ANNEX A

1. Available Procedures for Switching and Transferring Data and Digital Assets

Currently Supported Export Methods:

Admin Dashboard Export: One-click export for products, customers, newsletter recipients and orders.
API – JSON-RPC 2.0: Available for all data listed in section 3.9

2. Supported data formats and interoperability standards

Currently Supported Data Formats:

Admin Dashboard Export: CSV, XLX, XLXS
API – JSON-RPC 2.0: JSON

Interoperability Standards:

CSV files follow RFC 4180 standard with semicolon delimiters
JSON follows RFC 8259 standard
Character encoding: UTF-8
Date formats: ISO 8601 (YYYY-MM-DD)
Compatible with common e-commerce platform import formats

3. Known restrictions and technical limitations

Current Technical Limitations and Restrictions:

Custom business logic – Proprietary algorithms and platform-specific automation workflows are excluded from export as they constitute the provider’s intellectual property and trade secrets.
Custom frontend code – Frontend implementations developed by the provider as a professional service for individual merchants are excluded from export as they constitute work product owned by the provider under the service agreement.
Product recommendation rules – Recommendation engine configurations utilize proprietary platform architecture and algorithms that cannot be functionally replicated through data export alone.
End-customer passwords – Password data cannot be exported as passwords are stored using one-way cryptographic hashing with proprietary salt methods. Disclosure of hashing methodology would compromise platform security.